E-Mail-Versand an Benutzer in einer
Unterdatengruppe
Diesen Monat möchten wir Ihnen zeigen, wie sich aus einer Applikation heraus E-Mails an Benutzer in einer Unterdatengruppe versenden lassen. In der Beispielanwendung „Terminverwaltung“ können sich Benutzer zu verschiedenen Terminen anmelden. Änderungen eines Termins lassen sich über einer Eingabeseite mit einem Klick an alle Teilnehmer per E-Mail senden.
Die Applikation beinhaltet eine simple Eingabemaske, über welche die Termine verfasst werden.
Nach dem Speichern der Beispieldaten erhalten Sie auf der Startseite Terminübersicht eine tabellarische Übersicht der Termine.
Die Lupe in der Tabelle leitet auf eine Ansichtsseite weiter, auf der Schaltflächen platziert sind, die je nach Benutzergruppe die Möglichkeit geben, den Termin zu bearbeiten, sich als Teilnehmer anzumelden oder die Ansichtsseite zu verlassen.
Über die Anmelden-Schaltfläche kann sich der Benutzer zum Termin anmelden oder mitteilen, dass er nicht teilnehmen kann. In einem versteckten Feld wird zusätzlich zum Benutzernamen noch die E-Mail-Adresse mitgespeichert, um später E-Mails versenden zu können.1
Die Schaltfläche Bearbeiten ist nur für die berechtigten Benutzer oder Gruppen zu sehen und lässt eine Bearbeitung des Termins zu. An dieser Stelle soll es die Möglichkeit geben, die angemeldeten Benutzer über die Änderungen zu benachrichtigen.
Eine Möglichkeit wäre es, das Benachrichtigen über eine zusätzliche Checkbox Informieren zu aktivieren, sodass der Prozessmanager diese Checkbox beim Speichern prüfen und dementsprechend reagieren kann.
In diesem Fall bietet es sich jedoch an, die E-Mail-Aktion direkt auf die Schaltfläche zu hinterlegen, da hier die E-Mail versendet werden soll.
Für die Umsetzung ist der Aufbau der Applikation interessant. Die Teilnehmer werden als Kinddatensatz abgespeichert. Das heißt, Intrexx speichert automatisch die laufende Nummer (= LID) des Termins, für den sich der Benutzer anmelden möchte, in den Datensatz der Anmeldung des Benutzers.
Diese Eigenschaft lässt sich nutzen, um die Menge der Teilnehmer durch einen Filter so weit einzuschränken, dass die E-Mail nur an die Teilnehmer genau dieses Termins versendet wird.
Die Umsetzung im Applikationsdesigner des Portal Managers sieht folgendermaßen aus:
Auf der Seite Bearbeiten Termin liegen die Schaltflächen Speichern und Teilnehmer benachrichtigen, welche die E-Mail-Aktion neben dem Speichern ausführen soll. Für den Empfänger wird die Dynamische Verteilerliste mit Eine E-Mail pro Empfänger genutzt. Das Datenfeld ist E-Mail Benutzer und der Filter lautet Fremdschlüssel Teilnehmer (= laufende Nummer des Termins, die auf der aktuellen Seite in einem versteckten Bereich abgebildet wird). Ein zusätzliches Filterkriterium ist der Boolean-Wert Teilnahme, der prüft, ob der Benutzer teilnimmt oder nicht.
Im Reiter Allgemein können Sie die Seite E-Mail Termin als zu versendende Seite und den Betreff einstellen, um die E-Mail zu vervollständigen.
1 Natürlich ist hier auch eine Referenz auf die Benutzerdatengruppe möglich, um stets die aktuellen Daten zu erhalten und der Problematik von z.B. Namensänderungen aus dem Weg zu gehen.
