In der Abwesenheitsübersicht werden alle definierten Abwesenheiten automatisch eingetragen. Die Steuerung erfolgt durch den Abwesenheitsantrag und durch die Teilnahme an Seminaren. Eine Bearbeitung ist nicht erwünscht.

Folgende Abwesenheiten können hier erfasst werden:

• Urlaub
• Sonderurlaub
• Zeitausgleich
• Krankheit
• Schule/BA

1. Im Falle von Urlaub/Sonderurlaub/Zeitausgleich wird eine eMail an den Vorgesetzten gesendet. Dieser muss den Antrag bearbeiten (genehmigen/ablehnen). Nach der Bearbeitung wird
   a) bei Genehmigung

   • eine eMail an den Empfänger gesendet.
   • eine eMail an den Stellvertreter gesendet.
   • eine eMail an die Personalstelle gesendet.
   • der Zeitraum der Abwesenheit in die Abwesenheitsübersicht übertragen.

   
   b) bei Ablehnung

   • eine eMail an den Empfänger gesendet
2. Im Falle von Krankheit/Schule/BA wird der Zeitraum der Abwesenheit nur in die Abwesenheitsübersicht übertragen.
   Übersichten

   • Das Personalbüro hat Zugriff auf die kumulierten Werte der verschiedenen Abwesenheitsarten je Mitarbeiter.
   • Der Mitarbeiter hat Zugriff auf die eigenen Anträge ohne Möglichkeit der Weiterbearbeitung. Die kumulierten Werte der verschiedenen Abwesenheiten werden angezeigt.
   • Der Abteilungsleiter hat Zugriff auf alle Anträge seiner Abteilung ohne Möglichkeit der Weiterbearbeitung. Die kumulierten Werte der verschiedenen Abwesenheiten werden angezeigt.

In den Personaldaten werden folgende Bereiche des Mitarbeiters verwaltet:

A. Direkte Bearbeitung:

• Allgemeine Daten des Mitarbeiters
  Die hier hinterlegten Daten dienen zur Information und zur Weiterverarbeitung im Portal.
• Skills
  Mitarbeiter-Skills können hinterlegt werden.
• Zugehörige Abteilungen mit Vorgesetzten und Stellvertretungen
  Durch die Zuordnung von Abteilungen, Vorgesetzten und Stellvertretern wird die weitere Bearbeitung im Portal maßgeblich beeinflusst. NICHT beeinflusst ist jedoch die Rechtevergabe! Diese bezieht sich lediglich auf die in der Benutzerverwaltung hinterlegten Informationen, welcher Benutzergruppe der Mitarbeiter angehört. Dies muss bei den aktiven Portal-Mitarbeitern unbedingt beachtet werden! Weiterhin kann definiert werden, ob für den Mitarbeiter ein Mitarbeitergespräch in einem bestimmten Zeitraum vorgesehen ist. Dieses kann mit Intervall angegeben werden und wird damit kontrolliert.
• Schulungen und wiederkehrende Termine
  Hier wird definiert, in welchem Bereich der Mitarbeiter wiederkehrende Schulungen hat. Der letzte Termin sowie das Intervall werden angegeben. Bei jeder genehmigten Teilnahme an einem Seminar werden die Daten aktualisiert, bei stornierten Seminaren wieder zurückgesetzt. So kann jederzeit ermittelt werden
  a) an welchen Schulungen der Mitarbeiter teilgenommen hat.
  b) ob der Mitarbeiter für eine Schulung eines Bereiches wieder fällig ist. Diese Information steht in der Seminarverwaltung ebenfalls zur Verfügung und der Mitarbeiter kann dadurch auch durch den Vorgesetzten oder die Personalstelle für Seminare eingetragen werden.
• Verträge und Vereinbarungen
• Überlassene Ressourcen

B. Indirekte Bearbeitung

• Arbeitsplatz mit Infrastruktur (aus Applikation Arbeitsplatz zugeordnet)
• Schulungen und wiederkehrende Termine (mit Applikation Seminarverwaltung gekoppelt)
• Mitarbeitergespräche
• Schadensmeldungen

1. Sicht für Mitarbeiter
   Dem Mitarbeiter werden alle ausgeschriebenen Seminare im Portal angezeigt und er kann sich dazu anmelden. Die Anmeldung muss durch den hinterlegten Vorgesetzten genehmigt werden.
   
   Genehmigte Anmeldungen aktualisieren den beim Mitarbeiter hinterlegten Schulungsbereich. Dort kann angegeben werden, in welchem Intervall welcher Bereich vom Mitarbeiter zu besuchen ist. Die letzte Schulung wird durch die genehmigte Anmeldung aktualisiert, so dass jederzeit festzustellen ist, welcher Mitarbeiter in welchem Bereich zu einer Schulung muss. Ein Eintrag im Abwesenheitskalender wird automatisch unter der Kategorie "Weiterbildung" erstellt.
   
   
2. Sicht für Verwaltung
   Für die Verwaltung stehen folgende Sichten zur Verfügung:
   
   • Übersicht Seminare und Anmeldungen:
     Enthält aktuelle Anmeldezahlen und die Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu Seminaren anzumelden. Mitarbeiter, die in dem Bereich zur Schulung fällig sind, können ausgewählt werden. Die Anmeldungen können später über diese Seite auch wieder storniert werden. Beim Storno werden die letzten Schulungsdaten beim Mitarbeiter wieder zurückgespielt und die Abwesenheit in der Abwesenheitsübersicht entfernt.
   • Neue Anmeldungen: Alle unbearbeiteten Anmeldungen in der Übersicht
   • Termine interne Seminare: neue Termine für bestehende Themen
   • Termine externe Seminare: neue Termine für bestehende Themen
   • Seminarthemen: neue Themen erstellen
   • Seminarbereiche: neue Bereiche erstellen – Personaldaten greifen darauf zu
   • Teilnehmer für wiederkehrende Schulungen: Listet fällige Teilnehmer aus den Personaldaten auf

In den Personaldaten wird hinterlegt, ob ein Mitarbeiter einer Abteilung für ein Mitarbeitergespräch vorgesehen ist und in welchen Intervallen. Der letzte Termin ist hinterlegt. Auf dem Portal wird dem jeweiligen Vorgesetzten in einem Portlet angezeigt, welcher Mitarbeiter für ein Mitarbeitergespräch fällig ist.

1. Sicht der Vorgesetzten
   Der Vorgesetzte kann über den Menüpunkt "Gespräche mit meinen Mitarbeitern" neue Mitarbeitergespräche erfassen. Dazu stehen ihm alle Mitarbeiter in den Personaldaten zur Verfügung, egal welcher Abteilung diese angehören.
   
   Zum Gespräch kann der Vorgesetzte Inhalte wie z.B. Zusammenarbeit, Arbeitssituation, Arbeitsaufgabe und Entwicklungsziele notieren. Die Notizen stehen dabei nur dem Vorgesetzten selbst zur Verfügung – weder Mitarbeiter noch Personalabteilung noch Administration haben darin Einsicht.
   
   Unter dem Punkt "fällige Mitarbeiter" wählen werden ihm nur die Mitarbeiter der Personaldaten angeboten, welche für ein Mitarbeitergespräch fällig/überfällig sind.
   
   Die Gespräche werden je nach Status in verschiedenen Listen angezeigt:
   
   • anstehende Gespräche:
     Die anstehenden Termine kann der Vorgesetzte per eMail an den Mitarbeiter versenden, da dieser dem Termin zustimmen muss. Eine Vorschau der eMail ist möglich.
   • Vergangene Gespräche – unbearbeitet
     Liegt der Termin in der Vergangenheit, muss der Vorgesetzte das Ergebnis und gegebenenfalls Maßnahmen definieren. Das Ergebnis wird per eMail an den Mitarbeiter gesendet, der sein Einverständnis dazu geben muss.
   • Vergangene Gespräche – Zustimmung des Mitarbeiters fehlt
     Das Ergebnis wurde dokumentiert, der Mitarbeiter hat aber noch keine Zustimmung gegeben (entweder noch nicht bearbeitet oder nicht einverstanden). Der Vorgesetzte hat nun noch die Möglichkeit, eine Änderung an den Angaben zu machen, diese werden dem Mitarbeiter per eMail zugesandt.
   • Vergangene Gespräche – Zustimmung des Mitarbeiters vorhanden
     Der Mitarbeiter hat sein Einverständnis gegeben. Das Gespräch kann nun nicht mehr geändert werden.


2. Sicht der Mitarbeiter
   Dem Mitarbeiter wird eine Einladung für ein Mitarbeitergespräch per eMail zugesendet. Auf der Seite "Meine Mitarbeitergespräche" sieht der Mitarbeiter ebenfalls, welche Termine für ihn vorgesehen sind.
   
   • Unbestätigte Termine
     Der Mitarbeiter muss den Termin bestätigen oder ablehnen.
   • Bestätigte Termine – Ergebnis nicht dokumentiert
     Der Termin ist bestätigt, das Ergebnis wurde noch nicht eingestellt. Der Mitarbeiter kann nur die Termindaten betrachten.
   • Bestätigte Termine – mit unbearbeiteter Zustimmung
     Das Ergebnis wurde dokumentiert, der Mitarbeiter hat aber die Zustimmung noch nicht dazu gegeben. Nun kann er die Zustimmung erteilen oder ablehnen. Der Vorgesetzte wird dabei per eMail informiert.
   • Bestätigte Termine – mit bearbeiteter Zustimmung
     Der Mitarbeiter hat die Zustimmung bearbeitet. Nun steht ihm das Gespräch nur noch zur Ansicht zur Verfügung. Bearbeitet der Vorgesetzte das Gespräch, so wird der Mitarbeiter per eMail informiert und kann über die eMail Zugriff auf die Zustimmung erhalten.

Jeder Mitarbeiter kann seine Schadensmeldung selbst mit allen Angaben erfassen. Dabei kann auf die in der Garantieverwaltung hinterlegten Geräte zugegriffen werden.

Die Meldung wird an einen Verantwortlichen weiter geleitet.

In den Personaldaten sowie ggf. in der Garantieverwaltung werden alle Schadensmeldungen eines Mitarbeiters in dessen Akte aufgelistet.

Verwaltung von Artikeln und Zuordnung von Warengruppen. Eine Übernahme aus Fremddaten wird empfohlen. Zu jedem Artikel werden hinterlegte Checklisten angezeigt.

In einer Wareneingangs-Checkliste wird angegeben, welche Informationen zu einer Warengruppe vorhanden sein müssen. Die Checklisten stehen bei allen Artikeln dieser Warengruppe zur Ansicht zur Verfügung.

In dieser Applikation werden Rezepturen und deren Änderungen verwaltet.

Über die Seite "Übersicht Rezepturen" gelangt man zu der aktuell gültigen Rezeptur. Diese kann auch ausgedruckt werden - der Ausdruck hat jedoch nur am Tage des Druckes Gültigkeit.

Soll eine Rezeptur geändert werden, so gelangt man dazu über den Link "Rezepturänderung". Nachdem Sie eine Rezeptur gewählt haben, werden alle aktuellen Zutaten zur Änderungen angeboten. Die bisherigen Änderungen werden Ihnen in einer Liste angezeigt.

Soll eine bestehende Zutat geändert werden, wählen Sie diese bitte aus der Liste aus. Das Löschen einer Zutat zählt dabei auch zu den Änderungen. Nach dem Wählen der Zutat geben Sie bitte eine aussagekräftige Bemerkung für Änderung oder Löschung an und klicken auf "Zutat ändern". Im nächsten Schritt wählen Sie die eine Zutat aus der Bestandsliste aus und korrigieren die weiteren Angaben.

Soll eine neue Zutat hinzugefügt werden, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Zutaten hinzufügen". Im nächsten Schritt wählen Sie die eine Zutat aus der Bestandsliste aus und ergänzen die Angaben um die Werte und Einheiten.

Im QM-Handbuch steht Ihnen eine Baumstruktur zur Verfügung, um die freigegebenen Dokumente des Dokumentenmanagements optisch gut gestaltet dem Mitarbeiter zur Einsicht anzubieten. Der besondere Clou: Die Bereiche können mit Rechten versehen werden, so dass der Mitarbeiter nur die Teile des QM-Handbuches einsehen kann, welche für ihn bestimmt sind.
Es werden nur freigegebene Dokumente in der Struktur angezeigt. Wird ein Dokument z.B. innerhalb eines Revisionsverfahrens auf den Status nicht freigegeben gesetzt, wird es automatisch auch im QM-Handbuch ausgeblendet.

1. Neues Dokument einstellen
   Neue Dokumente werden durch ein individuelles Prüfungs- und Freigabeteam bearbeitet. Dabei kann eine Default-Liste mit Mitarbeitern geladen werden, die dem Prüfungs- bzw. Freigabeteam angehören. Diese Voreinstellung kann individuell abgeändert werden.
   
   Nachdem das Dokument vom gesamten Prüfungsteam positiv geprüft wurde, wird das Freigabeteam automatisch zur Bearbeitung aktiviert. Ansonsten wird der Ersteller informiert und muss den Prozess erneut in Gang setzen.
   
   Nach vollständiger Freigabe wird eine fortlaufende Dokumenten-ID nach hinterlegtem Schema aufgebaut. Im Dokument muss diese Dokumenten-ID ebenfalls hinterlegt werden. Sie bekommen eine Übersicht aller noch nicht aktualisierten Dokumente angezeigt, indem Sie in der Verwaltung auf die Schaltfläche "Dokumente mit Dokumenten-ID einstellen" klicken.
   
   Das Dokument steht den Mitarbeitern in den definierten Gültigkeitsbereichen zur Verfügung, sobald das Dokument eingestellt wurde.
   
   Das QM-Handbuch liegt in einer Baumstruktur vor. Dort können alle freigegebenen Dokumente in die Struktur eingehängt werden. Die Dokumente blenden sich automatisch aus, sollte das Dokument nicht mehr freigegeben sein. Dadurch ist ein jederzeit aktueller Stand gewährleistet.
   
   
2. Revisionsverfahren
   Das Revisionsverfahren zum Dokument ist gleichermaßen aufgebaut. Das beim Dokument hinterlegte Prüfungs- und Freigabeteam wird als Vorgabe angeboten und kann individuell geändert werden.
   
   Nachdem das Dokument vom gesamten Prüfungsteam positiv bearbeitet wurde, wird das Freigabeteam automatisch aktiviert und gleichzeitig informiert.
   
   Nach vollständiger Freigabe wird eine fortlaufende Revisions-Nr. aufgebaut. Im Dokument sollte diese ebenfalls hinterlegt, ein PDF generiert und dieses im Dokumentenmanagement eingebunden werden. Sie bekommen eine Übersicht aller noch nicht aktualisierten Dokumente angezeigt, indem Sie in der Verwaltung auf die Schaltfläche Dokumente mit Dokumenten-ID einstellen klicken.
   
   Das Dokument steht den Mitarbeitern in den definierten Gültigkeitsbereichen zur Verfügung, sobald das Dokument aktualisiert ist.

Aufbau von Dokumenten-Nr. und Revisions-Nr. können frei definiert werden: Präfix - Trennzeichen - Länge Dok.Nr. - Trennzeichen - Länge Revisions.Nr.
z.B. QM-00001/0001

Folgende Reports helfen, Übersicht über die aktuellen Stände zu erhalten:

• Dokumente - aktuell in Revision
• Dokumente im laufenden Prüfungs- und Freigabeverfahren
• Dokumente, deren Prüfung nicht gestartet wurde
• Dokumente mit Dokumenten-ID einstellen
• Alle Dokumente
• Meine zu prüfenden Dokumente
• Alle zu prüfenden Dokumente

Folgende personalisierte Portlets gewähren neben den eMails die Sicherheit, dass nichts verloren geht:

• zu prüfende Dokumente
• freizugebende Dokumente

Es werden Beiträge zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess von den Mitarbeitern erfasst. Dabei kann der Mitarbeiter Angaben zu Ist-Zustand, Lösungsvorschlag und Nutzen machen.

Der Antrag wird an den Verantwortlichen KVP versendet. Dieser wird in der Administration - eMail-Adressen KVP festgelegt.

Der Verantwortliche bearbeitet den Antrag, indem er Notizen und Dokumente hinterlegt sowie einen Verteiler definiert, der zu dem Prozess Stellung nehmen kann.

Der Verteiler wird informiert und kann ein Feedback (auch als angehängtes Dokument) zum Prozess hinterlegen.

Sind alle Feedbacks zu dem Prozess eingetroffen, wird der Verantwortliche benachrichtigt. Dieser entscheidet nun, ob der Antrag angenommen, zurückgestellt oder nicht angenommen wird. Zurückgestellte Anträge kann man mit einer Wiedervorlage versehen. Zum eingestellten Datum wird der Verantwortliche per eMail an die Wiedervorlage erinnert.

Ablauf:

• Mitarbeiter erfasst Verbesserungsvorschlag/Idee etc.
• Verantwortlicher hinterlegt Notizen, Kostenersparnis und Dokumente, einen Vorschlag zur Prämieneinstufung und definiert einen Verteilerkreis, der ein Feedback abgeben soll
  • Verteilerkreis hinterlegt Feedback.
  • Wenn alle Verteiler Feedback abgegeben, wird Verantwortlicher benachrichtigt.
• Der Antrag kann nun vom Verantwortlichen angenommen, zurückgestellt oder nicht angenommen werden. Bei Zurückstellung kann eine Wiedervorlage definiert werden (eMail-Benachrichtigung)

Korrekturmaßnahmen können vom QM-Mitarbeiter erfasst werden. Dabei wird eine Maßnahmen-Art (Korrekturmaßnahme, Vorbeugemaßnahme etc.), eine Beschreibung, die Ursache und ein Verantwortlicher definiert.

Der Antrag wird per eMail an den Verantwortlichen gesendet. Der neue Antrag wird in einem Portlet angezeigt. Der Verantwortliche definiert Maßnahmen. Jede Maßnahme wird an einen Verant­wortlichen gesendet und muss durch Stellungnahme erwidert werden. Sind alle Stellungnahmen zu den Maßnahmen abgegeben, muss der Verantwortliche den Abschluss der Korrekturmaßnahme bearbeiten.

Folgende Konstellationen können dabei auftreten:

1.1 Korrekturmaßnahme ist genehmigungspflichtig
Die Maßnahme wird an die Geschäftsleitung weitergeleitet und muss von ihr bearbeitet werden.

1.1.1 Genehmigungspflichtige Korrekturmaßnahme wurde genehmigt
Weiter mit Punkt 1.2.

1.1.2 Genehmigungspflichtige Korrekturmaßnahme wurde abgelehnt
Wird die Maßnahme nicht genehmigt, werden Antragsteller und Verantwortlicher über den Stand informiert.

1.2 Korrekturmaßnahme ist nicht genehmigungspflichtig
Der Erfasser muss nun die Maßnahme abschließen, indem er bestimmt, ob die Maßnahme wirksam ist oder nicht. Datum und Name des Qualitätsbeauftragten werden hinterlegt.

Weiterhin kann ein Verteiler erfasst werden, der über den Vorgang per eMail informiert werden soll.

Ablauf

• Der Qualitätsmanager erfasst die Korrekturmaßnahme, der Verantwortlicher wird hinterlegt
• Verantwortlicher definiert Maßnahmen mit Person, die eine Stellungnahme zur Maßnahme abgeben soll
  • Verantwortliche Person gibt Stellungnahme zur Maßnahme ab
  • Sind alle Stellungnahmen vorhanden, wird der Verantwortlicher informiert
• Der Verantwortlicher entscheidet, ob der Antrag von der Geschäftsleitung genehmigt werden muss
  wenn ja:
  • Geschäftsleitung wird informiert und muss über Antrag entscheiden
  • Zurück an Erfasser
  • Info an Verantwortlichen
• Der Erfasser muss Maßnahme abschließen und entscheiden, ob die Maßnahme wirksam wird.
• Ein Verteiler kann definiert werden (wird per eMail informiert)

Da die freigegebenen Maßnahmen im Audit-Management einem Audit zugeordnet werden können, ist der Audit-Status sowie die Information, in welchem Audit die Maßnahme aktuell zugeordnet ist, bei der Maßnahme hinterlegt. Eine Verlinkung zum Audit ist hinterlegt.

Hier können Sie Ihre Audits verwalten. Stammdaten wie Art des Audits und Zeitraum werden definiert. Weitere Informationen können Sie hinzufügen:

• Interne und externe Teilnehmer: Name, Position, Telefon, etc.
• Fragen (aus Übernahme von Fragenkatalogen). Aus den Fragen können Maßnahmen definiert werden.
• Begehungen
• Sitzungen

Durch das Hinterlegen aller Informationen können alle beteiligten Personen jederzeit Zugriff darauf nehmen und den Ablauf des Audits so effizient mitgestalten.

Eine Übersicht aktueller Normen steht den Mitarbeitern zur Ansicht zur Verfügung. Weiterhin können die Mitarbeiter Normen abonnieren. Dabei wird er bei jeder Norm-Änderung automatisch per eMail informiert.
Alle Normen müssen innerhalb von 3 Monaten aktualisiert werden. Durch eine Liste erfährt der Mitarbeiter des Qualitätsmanagements, welche Normen aktualisiert werden müssen. Ist eine Norm nicht mehr gültig, wird dies hinterlegt. Dazu kann eine Information hinterlegt werden, wenn z.B. die Norm durch eine andere Norm abgelöst wurde. Das Aktualisierungsdatum wird automatisch hinterlegt.

Im Rahmen des Datenschutzes ist das Unternehmen verpflichtet, seiner Meldepflicht nachzugehen. Der Inhalt der Meldepflicht automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß § 4e BDSG steht jedem Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung.

Sicht auf alle Arbeitssicherheits-Schulungen und –Unterweisungen, welche unter Personal – Schulungen und Seminare verwaltet werden. Der Mitarbeiter kann sich hier das aktuelle Angebot aus diesem Bereich ansehen und sich dazu anmelden.