Stadt Coburg – personalisiertes
Mitarbeiterportal unterstützt tagtägliche Arbeit
Situation:Die Stadtverwaltung des fränkischen Coburg wird von den Bürgern und Unternehmen der Region als modernes Dienstleistungsunternehmen wahrgenommen. Dazu trägt auch der gezielte Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik, sowohl für die Aussendarstellung über ein Internetportal als auch zahlreiche Fachverfahren zur Leistungserbringung bei. Im internen Bereich gab es bis vor kurzem ein statisches Intranet, das den stetig wachsenden Anforderungen in vielerlei Hinsicht nicht mehr gerecht wurde.
Ziele:
Die interne „Arbeitsgruppe Intranet” hatte es sich zum Ziel gemacht, ein dynamisches Mitarbeiterportal aufzubauen, das jedem Mitarbeiter die Informationen und Funktionen zur Verfügung stellt, die er für die tägliche Arbeit benötigt.
Lösung:
Nach einem Evaluierungsprozess verschiedener technischer Lösungen entschied man sich für die Standardsoftware Intrexx von United Planet. Für diese Lösung sprach neben dem hohen Grad an Personalisierung und der großen Anzahl von fertigen Vorlagen vor allem das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis. Für die Konzeption und Umsetzung des Projektes beauftragte die Stadtverwaltung den auf Öffentliche Verwaltungen spezialisierten United Planet Consulting Partner City & Bits GmbH.
Ergebnis:
Gemeinsam mit der „Arbeitsgruppe Intranet“ wurden Anforderungen mittels Fragebogen erhoben und ausgewertet. Eine sinnvolle Navigationsstruktur legte die Architektur des Mitarbeiterportals fest. Neben allgemeinen Anwendungen wie Telefonbuch, Postbuch, Dienstreiseantrag, Protokolle, sowie News aus den Abteilungen und des Personalrates, wurden auch amtsbezogene Anwendungen wie zum Beispiel Telefonbenachrichtigung für einzelne Ämter umgesetzt. Die einzelnen Sach- und Fachgebiete meldeten schnell einen großen Bedarf weiterer Anwendungen an, die nach und nach umgesetzt wurden. Auf die Schulungen folgte eine 3-wöchige Testphase, die noch Änderungsbedarf aufzeigte. Nach Umsetzung der Änderungen, die die Stadtverwaltung größtenteils selbst vornehmen konnte, ist das Mitarbeiterportal seit dem 1. Oktober 2003 live geschaltet.
Die Akzeptanz der Mitarbeiter während des gesamten Projektes wurde durch frühzeitige Einbeziehung und eine kontinuierliche Information über den Stand des Projektes sichergestellt.
In einem Umsetzungszeitraum von insgesamt 12 Wochen waren Konzeption, Implementierung und Testphase erfolgreich abgeschlossen. Das Ziel, das statische Intranet abzulösen und in ein dynamisches Mitarbeiterportal zu überführen, wurde erreicht.
Ansprechpartnerin Stadt Coburg:
Frau Karin Engelhardt
Online-Managerin
Tel.: (0) 9561 89 – 1102
E-Mail: Karin.Engelhardt@coburg.de
