Alle Daten im Griff: Klinikgruppe Agaplesion setzt verbundweites Qualitätsmanagement-Portal ein
Ein Qualitätsmanagementhandbuch in einem großen Verbund von Einrichtungen des Gesundheitswesens muss besondere Anforderungen erfüllen. Der unkomplizierte Datenaustausch über die Standorte hinweg ist hier genauso wichtig wie eine gute Auffindbarkeit der Inhalte. Die Agaplesion gAG, ein Verbund von Krankenhäusern und Altenpflegeeinrichtungen, hat auf der Basis der Portalsoftware Intrexx Xtreme eine beispielhafte Lösung zur internen Kommunikation geschaffen.Freiburg, den 23. Oktober 2007. Die Agaplesion gAG aus Frankfurt/Main hatte sich als Ziel gesetzt, eine webfähige Dokumentenmanagement-Lösung zu erstellen, die anschließend als QM-Handbuch aufbereitet werden sollte. Um das bestehende Intranet ebenso einbinden zu können und für weitere Anwendungen offen zu sein, entschied man sich für die Portalsoftware Intrexx Xtreme. Diese war dem Klinikverbund als flexible Standardsoftware bekannt, die weit mehr ermöglicht als eine reine Dokumentenmanagement-Software. Das Portal wurde schließlich in einem Zeitrahmen von nur drei Wochen umgesetzt. Dies war möglich, da seitens des Herstellers bereits zahlreiche Vorlagen zur Verfügung stehen.
Heute sind insgesamt 28 Einrichtungen wie Allgemein- und Fachkrankenhäuser mit unterschiedlichen Kompetenzzentren, Altenhilfeeinrichtungen sowie eine Akademie für Fort- und Weiterbildung in das System eingebunden. Neben den Dokumenten sind im Portal Prozesse hinterlegt, welche die Abläufe steuern und damit für Revisions-Sicherheit sorgen: Neue oder in Revision befindliche Dokumente werden zunächst mit einem Status „zur Freigabe“ gespeichert. Der Prozess reagiert auf diese Aktion und benachrichtigt den Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) über das neue Dokument bzw. eine neue Version. Wird der Status durch den QMB auf „freigegeben“ gesetzt, wird die nun aktuelle Fassung im QM-Handbuch aktualisiert und der Verfasser per eMail über die Freigabe informiert. So wird im QM-Handbuch immer nur die aktuell gültige Fassung gespeichert, während in der Historie alle Versionen des Dokumentes revisionssicher gespeichert werden.
Zu jedem Eintrag kann zudem ein Ablaufdatum definiert werden, welches durch den hinterlegten Prozess permanent überwacht wird und den zuständigen Autor an die turnusmäßig anstehende Überprüfung erinnert.
Für das einfache Auffinden der Dokumente werden neben der klassischen Freitextsuche und einer Kapitelbaumstruktur dynamische Filter eingesetzt, die für einen interaktiven Charakter im Portal sorgen: Der Mitarbeiter kann ein Thema auswählen und dies mit einem Geltungsbereich (z.B. Abteilung oder Standort) kombinieren. In der nebenstehenden Liste werden zeitgleich alle zutreffenden Informationen angezeigt. Das Suchverhalten lässt sich zudem im Hintergrund auswerten und in der Portalstatistik erfassen. So kann die Nutzerfreundlichkeit des Portals optimiert werden, indem z.B. Anordnung und Reihenfolge von Seiten oder Bedienelementen verändert werden.
Die Webfähigkeit des QM-Handbuches weist nicht nur in der Bereitstellung für die Anwender einen großen Vorteil auf. Alle Informationen können jederzeit und von jedem Ort des Klinikverbundes von den Beteiligten gepflegt werden – für die QMBs eine große Erleichterung. Die Applikation ist zudem nicht isoliert und kann daher mit anderen Portalapplikationen verknüpft werden. Für zukünftige Entwicklungen stellt die Grundlage des Portals damit viele Möglichkeiten dar: Dokumente lassen sich mit Prozessen verknüpfen, fremde Software und Daten anbinden und Applikationen lassen sich jederzeit flexibel erweitern und ändern. Gegenüber statischen QM-Handbüchern ermöglicht dies ein weitaus größeres Aktionsvermögen, um neue Ideen auszuprobieren und bei Erfolg einzusetzen. „Unser Bestreben ist es, Prozesse so transparent wie möglich darzustellen und es den Mitarbeitern zu vereinfachen, schnell an die relevanten Informationen zu kommen“, erläutert Hannelore Rexroth, Bereichsleitung Qualitätsmanagement Agaplesion, das Ziel des Klinikverbundes.
 Struktur und Zusammenwirken des zentralen und der lokalen QM-Handbücher |
 Interaktive Recherche im QM-Handbuch |
 Prozess Manager mit Prozess zum Dokumentenmanagement |
