Die Portallösung für den Handel: Mit der
Kundenkarte das Kind einchecken
Das Möbelhaus WEKO hat es mit der Portallösung Intrexx Xtreme geschafft, die internen Abläufe erheblich flexibler und effizienter abzuwickeln. Von der Kinderbetreuung über die Warenwirtschaft bis zur Wissensdatenbank wird inzwischen alles online über das Portal abgewickelt. Freiburg, den 27. Juni 2007. Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. Damit das Unternehmen mit den zwei Standorten in Bayern Konkurrenzmärkte wie Ikea oder Porta hinter sich lassen kann, ist eine sehr gute Koordination aller internen Abläufe notwendig. Dazu dient den mehr als 850 WEKO-Mitarbeitern ein Portal, über welches alle miteinander vernetzt sind und Prozesse wie auch Verwaltungsaufgaben abgewickelt werden.
Das Portal wurde im Jahr 2002 eingerichtet mit dem Ziel, ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Über eine Abbildung von Geschäftsprozessen durch das Intranet hatte man zu diesem Zeitpunkt noch nicht nachgedacht. Heute – 5 Jahre später – möchte bei WEKO niemand mehr auf das Portal verzichten. Bei den täglichen Abläufen im Möbelhaus ist es inzwischen fest integriert. Das Portal bildet die Bereiche Verkauf, Lager, Verwaltung und Geschäftsleitung ab. Die Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert und Daten werden zwischen den einzelnen Applikationen ausgetauscht. Über das interne Bestellwesen im Portal kann beispielsweise jeder Mitarbeiter seine eigenen Büromaterialien bestellen. Das Modul ist an das interne Berichtswesen angeschlossen, sodass sich automatisch Auswertungen ziehen lassen.
Wird bei einer Wohnraumplanung ein Sonderteil benötigt (z.B. gekürzte Schreibtischelemente, Anstellplatten für Besprechungstische), so wird durch den Verkäufer beim Hersteller der Preis und die Lieferzeit der Sonderanfertigung angefragt. In der Vergangenheit musste dann der Verkäufer mit den Herstellerinformationen in die Einkaufs-Sachbearbeitung gehen und hier den Verkaufspreis kalkulieren lassen. Auch diese Anwendung ist inzwischen über eine Intrexx-Applikation geregelt: Der Verkäufer meldet sich nun im Portal an, erfasst die Daten für die Sonderanfertigung und über die Auswahl des Herstellers wird dem Verkäufer nun direkt am Arbeitsplatz innerhalb von Sekunden der richtige Verkaufspreis angezeigt. Somit gibt es im Verkaufsgespräch keine störenden Unterbrechungen und der Verkäufer hat immer die aktuellen und richtigen Verkaufspreise zur Hand. Die Kalkulationsdaten werden täglich automatisch aus der Warenwirtschaft ausgelagert und in das Portal übernommen. Dadurch ist eine doppelte Pflege der Kalkulationsdaten (Warenwirtschaft und Intrexx) nicht notwendig.
Für Mitarbeiter gibt es im Portal ein Seminarsystem: Die User können angebotene Seminare einsehen und sich selbstständig dazu anmelden. Nach der Teilnahme geht automatisch eine Info an die Personalabteilung und eine Bewertungs-Aufforderung an die Mitarbeiter. Ebenso managen die Mitarbeiter ihre Besprechungen über das Portal: Protokolle werden dort angelegt, Besprechungspunkte mit Wiedervorlagefunktion versehen und die Aufgaben an die Zuständigen verteilt. Automatische Erinnerungen sorgen hier für die termingerechte Erledigung. Über eine Wissensdatenbank kann jeder Mitarbeiter sein Know-how festhalten und es damit anderen verfügbar machen. Themen sind z.B. "Holz lebt - Wer sich mit Massivholzmöbeln umgibt, sollte wissen wie sie reagieren" oder "WEKOCARD - Abwicklung und Vorteile der Bonuskarte von WEKO " oder "Was muss ich bei WEKO als neuer Mitarbeiter wissen".
Die Warenwirtschaft profitiert von dem Portal durch eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten: So werden etwa der Anlieferungszeitpunkt, die Entladedauer, Beschädigungen und Kosten erfasst. All diese Informationen fließen in eine umfangreiche Lieferantenbewertung ein, die den Einkäufern bei den nächsten Verhandlungen sehr nützlich ist. Die Einkäufer können zudem Fotos von besuchten Messen im Portal hochladen. Da diese mit einem Gültigkeitsdatum versehen sind, werden sie nach Ablauf automatisch durch einen hinterlegten Prozess entfernt und belegen nicht unnötig Speicherplatz. „Der Prozess Manager von Intrexx hat sich bei uns schon vielfach bewährt. Abläufe können damit unglaublich schnell und unkompliziert im Portal abgebildet werden. Das hat sicher schon so manchem viel Arbeit und Nerven gespart“, so Thomas Hofbauer, CIO bei WEKO.
Die neueste Anwendung unterstützt Familien, die bei WEKO einkaufen. Auch WEKO bietet eine Kinderbetreuung während des Einkaufes an. Doch wie lässt sich nachvollziehen, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden? Daher können Eltern nun ihre Kinder mit der Kundenkarte "einchecken", auf welcher alle relevanten Daten hinterlegt sind. Bei der Abholung wird dies auch wieder über die Kundenkarte ins System übermittelt. Später lässt sich dann auswerten, zu welchen Zeiten die Kinderbetreuung besonders ausgelastet ist und wie oft Eltern ihre Kinder abgeben.
Das Portal wird bei WEKO so gut genutzt, dass sich die Frage nach dessen Akzeptanz nie gestellt hat. Laut Thomas Hofbauer gibt es dafür drei entscheidende Ursachen: „Bei der Erstellung neuer Applikationen stellen wir uns die Anforderung, dass diese IT-gestützte Anwendung eine wirkliche Erleichterung zu vorher darstellen muss. Zudem geben wir den Usern immer 5-6 klare Vorteile an die Hand und beziehen wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung und andere Entscheidungsträger von Anfang an mit ein.“ Das Erfolgsrezept scheint aufzugehen: In den letzten Jahren ist WEKO stetig gewachsen und hat damit den Sprung zum IT-gesteuerten Warenhaus meisterhaft bewältigt.
