Xlive FILE ROUTER

Auch im Zeitalter von e-Mail und Social Media sind die Unternehmen Tag für Tag einer wahren Flut von Briefen, Telefaxen, Vertragsunterlagen und Kopien ausgesetzt. Meist stapeln sich die Dokumente auf Schreibtischen zu riesigen Türmen und verursachen einen großen Aufwand bei der Ablage.

Für dieses Problem haben wir die Lösung: den Xlive FILE ROUTER. Dokumente, Bilder, Programme und andere Dateitypen lassen sich mit dem Xlive FILE ROUTER bequem und schnell lokal oder im Netzwerk an beliebige Orte verschieben und somit zentral ablegen. Ganz gleich, ob die ursprüngliche Datei aus einer Anwendung, vom Scanner, Kopierer oder Fax stammt - der Xlive FILE ROUTER sorgt unkompliziert für eine übersichtliche Verwaltung und Archivierung sämtlicher Dokumente und Daten.

Systemvoraussetzungen

Betriebssystem

Microsoft Windows 2000/XP/2003
Linux für x86
MacOS ab Version 10

Java Development Kit

ab Version 6
Automatische Installation unter Windows Betriebssystemen
Vorinstallation unter Linux und MacOS notwendig

Hauptspeicher

1GB RAM oder mehr

Prozessor

Intel P4 3GHz, gleichwertig oder höher

Festplattenspeicher

500 MB

Datenbanksystem

Microsoft SQL Server 2000/2005
MySQL
Oracle 10g Express Edition
Postgres

Browser

Alle Browser mit Adobe Flashplayer Plugin Version 10.0 oder höher

Intrexx

Version 4.0 / 4.5

Die Flut an Dokumenten bewältigen!

Trotz moderner EDV und Internet-Verbindungen sind die heutigen Geschäfts- und Büroumgebungen oft einer wahren Flut von Briefen, Telefaxen, Vertragsunterlagen und Kopien ausgesetzt. In den meisten Unternehmen werden diese Dokumente immer noch ohne eindeutiges System verwaltet. Diverse Ablagemöglichkeiten führen schließlich dazu, dass wichtige Unterlagen teilweise nicht wieder auffindbar sind oder mehrfach abgelegt und gepflegt werden. Dies hat unnötig viel Aufwand, aber auch Fehler und Zeitverzögerungen zur Folge. Der Xlive FILE ROUTER bietet hier eine sinnvolle Möglichkeit, jegliche Dokumente in Zukunft zentral und sicher zu verwalten.

Ganz gleich, ob die Dateien aus einer Anwendung, vom Scanner, Kopierer oder Fax stammen, mit dem Xlive FILE ROUTER können alle Dokumente schnell und einfach in Ihr Enterprise-Portal übernommen werden und sind dort für jeden einfach auffindbar. Der Xlive FILE ROUTER erfasst alle in einem Ordner eingehenden Dateien automatisch und legt diese direkt in dem zugehörigen Intrexx Ordner ab. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Datentyp es sich handelt, denn der Xlive FILE ROUTER archiviert Office–Dokumente, PDF–Dateien, Faxe, E-Mails, Fotos, Grafiken, Programme, Musik und vieles mehr und ist dabei an Übersichtlichkeit kaum zu überbieten.

Integration der Dateien in Intrexx

Der Xlive FILE ROUTER greift auf die vorhandene Ordnerstruktur der Festplatte oder des Netzwerklaufwerks zu. Über eine integrierte Schnittstelle zu Intrexx werden die Dateien ganz einfach in das Firmenportal integriert und intelligent verknüpft. Sie stehen danach sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung, die mit ihrem Webbrowser Zugriff auf das Enterprise-Portal haben. Auch via VPN ist es nun schnell und komfortabel möglich, auf die Dateien zuzugreifen. Das manuelle Hochladen der einzelnen Dateien entfällt, was Ihre Mitarbeiter stark entlastet und insgesamt sehr viel Zeit einspart.

Die Dateien stehen dann auch dem Intrexx Prozess Manager zur Verfügung, mit welchem sich quasi unbegrenzte Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bieten. Z. B. können Lieferscheine und Angebote von den Bearbeitern einfach in einem Ordner abgelegt werden. Der Xlive FILE ROUTER stellt diese automatisch in das Intrexx Enterprise-Portal und hinterlegt mit Hilfe von Standardfeldern wie Kundennummer oder Bestellnummer diese Daten automatisch mit dem Dokument im Enterprise-Portal. Dort können sie dann im CRM bei den jeweiligen Kunden als Schriftverkehr mit abgerufen werden. Als hinterlegter Prozess kann Außendienstmitarbeitern oder anderen Betreuern automatisch eine E-Mail gesandt werden, wenn ein neues Dokument aufgenommen wurde.

Übersichtlichkeit

Alle Dateien werden zentral an einem Ort gespeichert. Das verhindert eine langwierige Suche nach einem bestimmten Dokument quer durch alle Verzeichnisse. Im Intrexx Enterprise-Portal finden Sie Ihre Dokumente somit schnell und einfach wieder. Erleichtert wird das Ganze durch frei definierbare Such- und Recherchefunktionen.

Hinzufügen von Zusatzinformationen

Ein Highlight des Xlive FILE ROUTERs ist das automatische Hinzufügen von Zusatzinformationen. Während der File Router die Dateien verschiebt, ist es möglich, automatisch weitere Datenfelder in der Portaldatenbank zu füllen. Diese werden dann in den weiteren Prozessen angezeigt und verwendet. So können Angaben wie Thema, Titel, Kategorie oder Kunden- und Bestellnummer immer gleich mit übergeben werden. Die notwendigen Informationen holt sich der Xlive FILE ROUTER dabei aus dem Dateinamen, dem Ursprungsverzeichnis der Datei oder definierten Standardfeldern im Dokument.