Architektur

Grundsätzlich sind für die Synchronisation zwei verschiedene Komponenten nötig. Auf dem Intrexx Portal Server läuft ein spezieller Dienst, welcher serverseitig die Synchronisation ermöglicht. Angestoßen wird diese vom jeweiligen Client (bzw. dessen Benutzer): Dort läuft, in MS Outlook integriert, ein entsprechendes Programmteil, das die Synchronisation anstößt und auch abwickelt.

Der Synchronisations-Server läuft auf dem Intrexx-Server als Dienst und ermöglicht die Kommunikation mit den Clients. Entsprechende Anfragen sind stets mit Name/Passwort versehen, so dass serverseitig eine Authentifizierung erfolgt: Diese gewährleistet, dass nur berechtigte Clients Synchronisationen durchführen. Die Intrexx Benutzerangaben dienen dabei als Authentifizierungsquelle. Neben der erstmaligen Installation sind auf dem Server keine weiteren direkten Einstellungen nötig.

Auf Seiten der Clients wird auf jedem für die Synchronisation zu berücksichtigenden Client in Microsoft Outlook ein Makro installiert. Dieses stellt eine zusätzliche Schaltfläche „IX Synchron“ zur Verfügung, die – ähnlich der Schaltfläche „Senden/Empfangen“ – ohne weiteres Zutun des Benutzers die komplette Synchronisation mit dem Server durchführt. Jeder Client verfügt über eine eigene Konfigurationsdatei, in der festgelegt ist, welche Intrexx Anwendungen mit welchen (Outlook-) Ordnern des Clients synchronisiert werden.

Verbindung

Für die Durchführung der eigentlichen Synchronisation ist es ausreichend, dass eine Verbindung zum Server aufgebaut werden kann. Das heißt, dass beispielsweise vom Hotel, von der Messe oder vom Flughafen aus via WLAN-Zugang die Daten mit dem Server synchronisiert werden können.

Synchronisierte Objekte

Das Standardprodukt ermöglicht die Synchronisation von Terminen und Aufgaben. Explizit werden dabei auch Serientermine und -aufgaben berücksichtigt, wobei letztere voraussetzen, dass die Aufgabenverwaltung in Intrexx auf einer Kalendervorlage basiert.

Grundsätzlich können auch hier nicht genannte Objekte aufgrund des modularen Aufbaus der Software synchronisiert und komplexere Zuordnungen durchgeführt werden; dies erfordert ggf. programmatische Anpassungen des Systems.

Mögliche Synchronisationswege

Für jeden zu synchronisierenden Ordner sind mehrere Einstellungen bzgl. der „Richtung“ der Synchronisation separat möglich:

• Nach Outlook:
  Die Daten werden ausschließlich von Intrexx nach Outlook übertragen (einseitige Synchronisation).
  
  
• Beidseitig; Intrexx gewinnt:
  Die Daten werden abgeglichen (beidseitige Synchronisation); bei in beiden System vorhandenen Daten „gewinnt“ Intrexx: Intrexx-Daten überschreiben die entsprechenden Outlook-Daten.
  
  
• Nach Intrexx:
  Die Daten werden ausschließlich von Outlook nach Intrexx übertragen (einseitige Synchronisation).
  
  
• Beidseitig; Outlook gewinnt:
  Die Daten werden abgeglichen (beidseitige Synchronisation); bei in beiden System vorhandenen Daten „gewinnt“ Outlook: Outlook-Daten überschreiben die entsprechenden Intrexx-Daten.

Zumeist wird einer der ersten beiden Typen verwendet, die beiden letztgenannten Typen sind eher selten erforderlich, es gibt aber auch hierfür durchaus Anwendungsszenarien.

Identifikatoren

Die Zuordnung von Datensätzen aus Outlook und Intrexx wird bewusst nicht an Feldinhalten festgemacht; ein Termin „Besprechung mit X“, der in beiden Systemen vorhanden ist (mit aber potenziell verschiedenen weiteren Feldern) wird insofern nicht automatisch als derselbe Termin aufgefasst. Tatsächlich könnte es sich ja um unabhängige Termine handeln, wobei der eine nur in Outlook, der andere nur in Intrexx erfasst wurde.

Um verlässlich die Zuordnung herzustellen, werden interne Identifikatoren (GUIDs) verwendet, die das System automatisch abgleicht. Für deren Einrichtung sollte dabei (in den üblichen Fällen) in Outlook mit einem leeren Ordner begonnen werden.