Firma
Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV)
www.vbv.baden-wuerttemberg.de
Standort
Hauptstandort Stuttgart, 17 weitere Standorte in Baden-Württemberg
Branche
Öffentliche Verwaltung
Mitarbeiter
ca. 2.400
ERP-System
k.A.
Programme und Services
Intrexx Professional
Reports für Intrexx Professional
United Planet Consulting
Anzahl verwalteter Gebäude:
10.400
Anforderung
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung gibt es zahlreiche Richtlinien und Vorschriften, die zu beachten sind. Dazu müssen die Mitarbeiter der VBV diese Vorschriften jedoch zunächst einmal überhaupt kennen. Bis 2006 erfüllte eine statische HTML Seite als Schwarzes Brett diese Aufgabe. Als allerdings der Bedarf stieg, sah man sich nach einer dynamischen Lösung um.
Sie sollte vor allem auch den unterschiedlichen Befugnissen und Informationsbedürfnissen der verschiedenen Hierarchien Rechnung tragen. Darüber hinaus sollte die Lösung die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne vereinfachen, die bislang in Word und Excel bearbeitet, umständlich formatiert und als Print-Ausdrucke verteilt werden mussten. Man suchte deshalb nach einer Software, die schnell einführbar, offen zur Anbindung an weitere Systeme, individuell erweiterbar sowie zeitlich und finanziell klar kalkulierbar sein sollte.
Lösung
Die Entscheidung der VBV Baden-Württemberg fiel auf die Portalsoftware Intrexx Professional. Im neu geschaffenen Portal der VBV findet nun jeder Mitarbeiter die für seine Dienststelle relevanten Informationen genauso wie spezifische Standortinformationen. Dazu gehören unter anderem aktuelle Mitteilungen an die Beschäftigten sowie Informationen zu den Fachaufgaben des Immobilien-, Gebäude- und Baumanagements. Zudem stellt das Portal eine Informationsplattform dar, über die Normen, Vorschriften, Gesetze und Richtlinien verwaltet und recherchiert werden können.
Die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne erfolgt nun webbasiert, was eine Menge Zeit und Papier spart. Durch die fest vorgegebenen Eingabeformate in Intrexx können außerdem Änderungen innerhalb kürzester Zeit vorgenommen werden. Den verschiedenen Hierarchien wurde insofern Rechnung getragen, als das Mitarbeiterportal aus einem für alle Beschäftigten der VBV zugänglichen Teil und einem auf einzelne Organisationseinheiten beschränkten Bereich besteht, für den eine gesonderte Anmeldung erforderlich ist. Auf diese Weise wird die Arbeit der rund 2.400 User an den 24 verschiedenen Standorten sehr erleichtert.
Nutzen
- Zeitlich und finanziell klar kalkulierbares System
- Problemlose Anbindung an weitere Systeme
- Individuell erweiterbar
- Ein Portal anstelle zahlreicher Excel-, Access- und Word-Dokumente
- Vereinfachte Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte
