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Kreis Nordfriesland

Kreis Nordfriesland setzt auf webbasierendes Mitarbeiterportal als zentrales Arbeitsinstrument

Als einer von 69 Optionskreisen bundesweit kümmert sich der Kreis Nordfriesland bei der Betreuung von Langzeitarbeitslosen um die Vermittlung der Arbeitssuchenden in neue Jobs. Dazu wurden die ehemals 25 Sozialämter zu sieben sogenannten Sozialzentren zusammengeschlossen.

Firma
Kreis Nordfriesland
www.nordfriesland.de

Standort
Husum, Deutschland

Branche
Öffentliche Verwaltung

Mitarbeiter
über 700

Programme und Services
Intrexx Professional
United Planet Consulting
United Planet Academy
United Planet Fachbücher

Partner
City & Bits

Anforderung

Die stark dezentrale Prägung des Kreises Nordfriesland weckte den Wunsch nach einem zentralen Arbeitsinstrument, mit dessen Hilfe perspektivisch die gesamte Kreisverwaltung besser vernetzt und unterstützt werden kann. Jeder Mitarbeiter sollte unabhängig vom jeweiligen Standort Zugriff auf alle benötigten Informationen und Funktionen haben, um seine tägliche Arbeit bestmöglich zu bewältigen.

Lösung

Mit der Portalsoftware Intrexx Professional des Freiburger Softwareherstellers United Planet wurde 2004 ein webbasierendes Mitarbeiterportal realisiert. Besonders überzeugend waren dabei die flexible Erweiterbarkeit der Software sowie die vielseitigen Personalisierungsmöglichkeiten des Portals. Die Koordinierung mehrerer hundert ALG-II-Fälle, die in den 7 Sozialzentren zu bearbeiten sind, ist nun erheblich einfacher. Von der Stabsstelle der Kreisverwaltung wird das Intrexx Portal für die exakte Ermittlung aller Verwaltungskosten eingesetzt, um diese mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) abrechnen zu können. Dazu wurde gemeinsam mit dem unabhängigen Beratungsunternehmen für eGovernment-Lösungen City & Bits eine Applikation erarbeitet, mit der die Kosten der einzelnen Verwaltungsvorgänge dezentral erfasst und direkt im Portal berechnet werden können.

Die Mitarbeiter der einzelnen Sozialzentren pflegen die Informationen zu den monatlich angefallenen Personalkosten, Sachkosten und Abschreibungen selbst in das System ein und starten danach den Abrechnungslauf. Als Beleg bekommt der abrechnende Mitarbeiter eine E-Mail mit den abgerechneten Daten. Das Controlling wird ebenfalls per E-Mail informiert und kann den Datensatz direkt öffnen und bei Bedarf Modifikationen vornehmen. Die Daten des Abrechnungslaufs werden schließlich in ein Archiv mit den abgeschlossenen Abrechnungen verschoben. Daraus ergeben sich verbesserte Auswertungsmöglichkeiten, die zukünftige Budgetplanungen erheblich erleichtern.

Reports, die in erster Linie an das zentrale Controlling des Kreises gerichtet sind, unterstützen den Kreis bei der jährlichen Berichterstattung gegenüber der Bundesebene. Mit dem webbasierenden Mitarbeiterportal hat der Kreis Nordfriesland das gesuchte Arbeitsinstrument gefunden, um seine Verwaltungsvorgänge zu optimieren. Das angestrebte Ziel wurde erreicht: eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Betreuung von Arbeitslosen.

Nutzen

• Optimale Verwaltung von Daten und Informationen
• Starke Vereinfachung der Abläufe
• Standortübergreifende Datenerfassung
• Verbesserte Auswertungsmöglichkeiten