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Johann Heinrich von Thünen-Institut, Bundesforschungsinstitut für Ländliche Räume, Wald und Fischerei (vTI)

Portal führt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von 11 Standorten zusammen

Das Johann Heinrich von Thünen-Institut (vTI) ist eines von vier Bundesforschungsinstituten im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz (BMELV). Mit seiner anwendungsorientierten und praxisbezogenen Forschung erarbeitet es wissenschaftliche Grundlagen als Entscheidungshilfen für die Politik der Bundesregierung.

Firma
Johann Heinrich von Thünen-Institut, Bundesforschungsinstitut für Ländliche Räume, Wald und Fischerei (vTI)
www.vti.bund.de

Standort
Hauptsitz: Braunschweig, weitere Standorte in Hamburg, Großhansdorf, Eberswalde, Weste-rau, Rostock, Cuxhaven, Ahrensburg und Waldsieversdorf

Branche
Forschung

Mitarbeiter
ca. 1.000

Programme und Services
Intrexx Professional
Intrexx CRM-Studio
United Planet Fachbücher
United Planet Academy

Anforderung

Die fünfzehn Fachinstitute und verschiedenen Service-Einrichtungen des vTI sind auf elf Standorte verteilt, was die Kommunikation und Informationsverteilung nicht immer einfach macht. Helfen sollte hier ein Portal, unter dessen einheitlicher Oberfläche sich nun alles wiederfinden sollte, was früher über Word-Dokumente, Excel-Tabellen, statische HTML-Seiten, andere dezentrale Softwarelösungen oder Papierformulare abgewickelt wurde.

Lösung

Als Lösung entschied sich das vTI für die Portalsoftware Intrexx Professional, da diese mit einem Prozess Manager und Applikationsdesigner die gewünschten Möglichkeiten bietet. Das Portal vereint mittlerweile mehr als 140 Applikationen für die verschiedensten Nutzergruppen. Eine wichtige zentrale Applikation ist die „Literaturbestellung“; in der Forschung eine notwendige Grundlage. Hier geht es um ein Bestellsystem für wissenschaftliche Literatur, welches einen umfangreichen Workflow zwischen Besteller und Bearbeiter beinhaltet. Der Besteller ist zu jedem Zeitpunkt über den Stand seiner Bestellung informiert. Wird die bestellte Literatur digital geliefert, kann der Besteller diese im Portal abrufen.

Ein integriertes Ausleihsystem für zeitweise bereitgestellte Fremdliteratur versendet zudem Mahnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn Leihfristen überschritten werden. Weitere Anwendungen beinhalten eine Art Handbuch zum Corporate Design des vTI inklusive aller notwendigen Dateien, integrieren externe Datenbanken oder bieten Dokumente und Formulare der Verwaltung an. Ein zentraler Veranstaltungskalender dient der Information der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wird zusätzlich ausgelesen, um öffentlichkeitswirksame Termine im Internetangebot des vTI anzuzeigen. So sind nun alle darüber informiert, was am eigenen und an den anderen Standorten stattfindet. Das spart viel Arbeit und schweißt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 11 Standorte zusammen.

Nutzen

• Standortübergreifende Informationsverteilung
• Effizientes Datenmanagement und weniger Papieraufwand
• Zentrale Dokumentenverwaltung
• Optimierung der internen Workflows
• Viele fertige Vorlagen
• Keine Programmierkenntnisse nötig