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Gemeinde Ittigen

Gemeinde Ittigen senkt IT-Kosten und steigert Effizienz in der Verwaltung

Die Gemeinde Ittigen liegt im Kanton Bern und zählt rund 11.000 Einwohner. Die attraktiven Wohngebiete an aussichtsreicher Südhanglage, optimale Verkehrsverbindungen, vorzügliche Einkaufsmöglichkeiten und die Nähe zu Bern sowie zu verschiedenen Naherholungsgebieten sorgen für eine hohe Lebensqualität.

Firma
Gemeinde Ittigen
www.ittigen.ch

Standort
Ittigen, Kanton Bern, Schweiz

Branche
Öffentliche Verwaltung

Programme und Services
Intrexx Professional
Intrexx Projekt Studio
United Planet Consulting
United Planet Academy
United Planet Fachbücher

Einwohner:
ca. 11.000

Anforderung

Die Gemeinde sah die Notwendigkeit, ihre Verwaltung elektronisch aufzurüsten, um den enormen Aufwand an Verwaltungsprozessen zu verringern. Ziel war es, durch ein genaues Kostenmanagement das für IT-Bereiche zur Verfügung stehende Budget sinnvoll zu investieren. Gesucht wurde eine Lösung mit überschaubaren Kosten, um Leistungen und Ausgaben im Voraus zu kalkulieren.

Lösung

Bereits im Jahre 2002 entschied man sich für die Standardsoftware Intrexx des Freiburger Softwareherstellers United Planet, womit der Aufbau eines umfangreichen Portals realisiert werden konnte. Ausschlaggebend waren sowohl die schnelle und problemlose Einführung des Portals als auch die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten. Die vergleichsweise geringen Kosten sowie die zahlreichen fertigen Vorlagen überzeugten zusätzlich. Mit Hilfe des Portals wurde besonders das Dokumentenmanagement vereinfacht, ebenso werden nun Raumreservierungen, Protokollverwaltung, Abwesenheitskalender und die Buchung von Dienstfahrzeugen über das Intranet abgewickelt. Im Laufe der Zeit hat man begonnen, selbst Applikationen zu erstellen, wie beispielsweise eine Anwendung zur Administration des EDV-Inventars. Dadurch konnte die bestehende Software ersetzt und somit Kosten eingespart werden. Neben den IT-Belangen werden auch Prozesse anderer Bereiche über das Portal gesteuert. Zum einen gewährleistet ein spezielles Managementsystem die Einhaltung der Umweltrichtlinien, was durch ein Zertifikat der Schweizerischen Vereinigung für Qualitäts- und Managementsysteme als vorbildlich ausgezeichnet wurde. Andererseits wird durch das Portal auch das gute Arbeitsklima innerhalb der Verwaltung gefördert. Mittels einer Nachrichten-Anwendung werden alle Mitarbeiter über aktuelle Neuigkeiten, Termine oder Feierlichkeiten informiert und neue Mitarbeiter vorgestellt. Seit 2002 wurden die täglichen Arbeitsabläufe stetig optimiert und die Effizienz interner Prozesse kontinuierlich gesteigert. Die erfolgreiche Umsetzung der geplanten Maßnahmen macht deutlich, dass mit der geeigneten Software eine optimale IT-Organisation auch ohne Überziehen des Etats möglich ist. Bei einer 2006 durchgeführten Studie bezüglich IT-Kosten in öffentlichen Verwaltungen wurde Ittigen zur effizientesten Schweizer Gemeinde gekürt. So nimmt Ittigen mit dieser Portallösung eine vorbildliche Rolle in Sachen optimierter IT-Prozesse ein.

Nutzen

• Optimierung der Verwaltungsprozesse
• Ablösung kostenintensiver, komplexer Softwaremodule
• Effizientes Dokumentenmanagement
• Flexibel erweiterbares Portalsystem