Alle Daten im Griff: Klinikgruppe Agaplesion setzt verbundweites Qualitätsmanagement-Portal ein
Die Agaplesion gemeinnützige Aktiengesellschaft bildet gemeinsam mit beteiligten diakonischen Unternehmen einen Verbund von Krankenhäusern und Altenpflegeeinrichtungen. Das Ziel des Verbundes ist der Erhalt und die Stärkung von diakonischen und sozialen Einrichtungen in einer zunehmend angespannten Wirtschafts- und Wettbewerbssituation. Der Verbund stellt seinen Einrichtungen Managementleistungen und zentrale Dienstleistungen wie Personalverwaltung, PR-/Marketingmanagement, Einkauf, Qualitätsmanagement, Budgetmanagement und IT zur Verfügung. Dadurch können Synergieeffekte erzielt und die Wirtschaftlichkeit der Einrichtungen des Verbundes gesichert werden.
Firma
Agaplesion gAG
www.agaplesion.de
Standort
Frankfurt/Main
Branche
Gesundheitswesen
Marktstellung
k.A.
Mitarbeiter
ca. 3.500
Jahresumsatz
200 Mio. Euro
ERP-System
k.A.
Programme und Services
Intrexx Professional
Bestellwesen Studio
United Planet Consulting
United Planet Fachbücher
Anforderung
Ein Qualitätsmanagementhandbuch in einem großen Verbund von Einrichtungen des Gesundheitswesens muss besondere Anforderungen erfüllen. Der unkomplizierte Datenaustausch über die Standorte hinweg ist hier genauso wichtig wie eine gute Auffindbarkeit der Inhalte. Die Agaplesion gAG aus Frankfurt/Main hatte sich als Ziel gesetzt, eine webfähige Dokumentenmanagement-Lösung zu erstellen, die anschließend als QM-Handbuch aufbereitet werden sollte.
Lösung
Um das bestehende Intranet ebenso einbinden zu können und für weitere Anwendungen offen zu sein, entschied man sich für die Portalsoftware Intrexx Professional. Diese war dem Klinikverbund als flexible Standardsoftware bekannt, die weit mehr ermöglicht als eine reine Dokumentenmanagement-Software. Das Portal wurde schließlich in einem Zeitrahmen von nur drei Wochen umgesetzt. Heute sind insgesamt 28 Einrichtungen wie Allgemein- und Fachkrankenhäuser mit unterschiedlichen Kompetenzzentren, Altenhilfeeinrichtungen sowie eine Akademie für Fort- und Weiterbildung in das System eingebunden. Neben den Dokumenten sind im Portal Prozesse hinterlegt, welche die Abläufe steuern und damit für Revisions-Sicherheit sorgen: Neue oder in Revision befindliche Dokumente werden zunächst mit einem Status „zur Freigabe“ gespeichert. Der Prozess reagiert auf diese Aktion und benachrichtigt den Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) über das neue Dokument bzw. eine neue Version. Wird der Status durch den QMB auf „freigegeben“ gesetzt, wird die nun aktuelle Fassung im QM-Handbuch aktualisiert. Für das einfache Auffinden der Dokumente werden neben der klassischen Freitextsuche und einer Kapitelbaumstruktur dynamische Filter eingesetzt, die für einen interaktiven Charakter im Portal sorgen: Der Mitarbeiter kann ein Thema auswählen und dies mit einem Geltungsbereich (z.B. Abteilung oder Standort) kombinieren.
Nutzen
- Starke Vereinfachung der Abläufe
- Standortübergreifender Zugriff für alle Beteiligten des Verbundes
- Wesentlich flexibler als statische QM-Handbücher
- Hinterlegte Prozesse sorgen für stets aktuelle Dokumente
- Beliebig ausbaufähiges Portalsystem
