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Ärztekammer für Oberösterreich

Ärztekammer erweckt internes Mitarbeiterportal zum Leben

Die Ärztekammer für Oberösterreich vertritt als Dienstleistungsbetrieb die beruflichen und wirtschaftlichen Interessen der oberösterreichischen Ärzte. Die 50 Mitarbeiter der Ärztekammer betreuen ca. 5.000 Mitglieder.

Firma
Ärztekammer für Oberösterreich
www.aekooe.or.at

Standort
Linz, Österreich

Branche
Gesundheitswesen

Mitarbeiter
ca. 50

ERP-System
k.A.

Programme und Services
Intrexx Professional
Projekt Studio

Mitglieder:
ca. 5000

Anforderung

Für eine hochwertige Beratung nach außen hin muss natürlich auch intern alles einwandfrei laufen. Das Team um Reinhard Hechenberger, stellvertretender Leiter der Abteilung Vertragsarztstellen & EDV, entschied sich daher, eine webbasierende Plattform aufzubauen, die alle internen Daten und Abläufe managen sollte. Ein einheitlicher professioneller Auftritt im CI der Ärztekammer war ebenso Grundvoraussetzung. „Ziel war es, innerhalb kurzer Zeit ein internes Mitarbeiterportal einzurichten, was speziell auf die Anforderungen der Ärztekammer zugeschnitten war. Da eignet sich Intrexx besonders gut, weil neben zahlreichen fertigen Vorlagen individuelle Anwendungen erstellt werden können – und das vergleichsweise einfach und günstig“, so Erik Pillinger, Geschäftsführer der Information Engineering GmbH. Früher liefen Raumreservierungen über Outlook. Beamer und weiteres Zubehör wurde gar nicht verwaltet. Für die Essensplanung der Küche wurde in jeder einzelnen Abteilung angerufen und die Bestellungen in handgeschriebene Listen aufgenommen.

Lösung

Nun wird all dies über das Portal gebucht. Jeder Mitarbeiter gibt seine Essenbestellungen selber ein, was zu einer großen Arbeitserleichterung für das Küchenpersonal wird. Die Buchungen laufen intern zur Abrechnung weiter, sodass sich auch die Fehlerquote reduziert. Alle Räume werden ebenfalls mit benötigter Ausrüstung wie Beamer, Catering etc. über das Portal gebucht, was zu weit weniger Stress führt. Auch hier läuft das System bis zur Abrechnung durch: Für jede Sitzung wird der Rechnungsempfänger eingegeben - ob eigene Mitarbeiter, Ärztekammer oder externe Vereine - damit dorthin Getränke, Essen und weitere Aufwendungen verrechnet werden. Alle Vorgänge greifen direkt ineinander und laufen automatisch ab, so dass viel Zeit und Geld eingespart wird. Hausintern werden zudem alle Dokumente im Portal kategorisiert und liegen dann zentral bereit. Formulare, Vorlagen, Benutzerhandbücher und mehr werden nun systematisch verwaltet, eine Versionierung von Dokumenten wird demnächst folgen. Das Suchen und Ablegen der Dokumente ist damit um einiges einfacher und nichts geht mehr verloren. Wichtigste Anwendungen im Portal sind eine Seminarverwaltung, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und ein Inventarisierungsmodul.

Nutzen

• Hohe Einsparungen durch Sitzungsverwaltung
• Eine Plattform für alle Dokumente, Projekte und Vorgänge
• Effizientere Organisation der täglichen Abläufe
• Transparente Darstellung von Projekten und Dienstplänen
• Geringere Fehlerquote und vereinfachte Suche nach Informationen